Dónde se va el tiempo en una asesoría
El trabajo difícil de una asesoría no suele ser el que llena el día. Lo que lo llena es perseguir papeles: pedir las facturas del trimestre, teclearlas, recordar plazos y contestar las mismas preguntas. Eso se repite igual con cada cliente, sigue una regla y se puede revisar. Son las tres condiciones para automatizar algo.
1. Las facturas de los clientes
El cliente manda una foto o un PDF por WhatsApp o por correo. El sistema lee proveedor, fecha, base e IVA y te lo enseña para que lo revises. No se guarda nada hasta que alguien lo confirma. La mayor ganancia no es solo no teclear: es tener las facturas durante el trimestre y no todas juntas el último día.
2. Los avisos de plazos y documentos que faltan
Antes de cada vencimiento, como el 303 o el 130, el sistema avisa a cada cliente de lo que falta y vuelve a avisar si no llega. El gestor ve quién ha entregado y quién no, sin tener que llamar uno a uno.
3. Las preguntas de siempre
«Qué necesito para darme de alta», «cuándo se paga este modelo», «me habéis enviado esto». Un asistente en WhatsApp responde a lo general con la información del despacho y pasa a una persona lo que depende del caso. Nunca debe dar una respuesta fiscal concreta por su cuenta.
4. La entrada de un cliente nuevo
La hoja de encargo sale con los datos del cliente, se envía a firmar, se archiva y se abre su expediente. Es un trabajo sencillo, pero se hace a mano demasiadas veces.
El orden, en una tabla
| Orden | Qué se automatiza | Pieza | Precio en Zerolagia |
|---|---|---|---|
| 1 | Lectura de facturas | La factura, leída desde una foto | 690 € + 49 €/mes |
| 2 | De la factura al borrador del modelo | De la factura al modelo de Hacienda | 1.290 € + 129 €/mes |
| 3 | Preguntas por WhatsApp | Recepcionista de WhatsApp con IA | 990 € + 79 €/mes |
| 4 | Avisos de plazos y hoja de encargo | A medida, según tu programa | Se presupuesta aparte |
Precios de implantación más mantenimiento mensual, cerrados, sin permanencia e IVA aparte. Lo que cobran terceros, como los mensajes de WhatsApp que cobra Meta, lo factura su proveedor.
Lo que no se automatiza
- El criterio fiscal. Si un gasto es deducible lo decide el asesor.
- La presentación. Un modelo se revisa antes de presentarlo, siempre.
- Las malas noticias. Una inspección o una sanción se cuentan en persona.
Datos y confidencialidad
Una asesoría maneja datos económicos y personales de sus clientes. Antes de empezar conviene saber dónde se guardan, quién accede y qué contrato de encargado del tratamiento se firma. Si un proveedor no sabe contestarlo, no es el adecuado.
Por dónde empezar
Por las facturas de cinco clientes, durante un trimestre. Mide cuántas horas se ahorran y cuántas correcciones hacen falta. Después se amplía. Lo que se monta en un despacho está en automatización para despachos, y las piezas, en el catálogo.
Preguntas frecuentes
Hay que cambiar de programa para automatizar una asesoría?
No. Las automatizaciones se conectan con lo que ya usas, como A3, Sage o Holded. Si algo no puede conectarse, se dice antes de cobrar.
El sistema presenta los impuestos?
No. Prepara y ordena los datos, y el modelo lo revisa y lo presenta el asesor.
Qué pasa si una factura se lee mal?
Cada lectura se revisa antes de guardarla. Nada pasa a contabilidad sin que alguien lo confirme.
Sirve para un despacho pequeño?
Sí, si el volumen de facturas lo justifica. Con pocos clientes y pocas facturas puede no compensar.
El asistente de WhatsApp da consejos fiscales?
No. Responde a lo general y pasa a una persona lo que depende del caso del cliente.
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