Cómo saber si un informe merece la pena
Antes de automatizar un informe hay que responder a una pregunta: ¿qué harías distinto al leerlo? Si la respuesta es «nada», automatizarlo solo te dará un correo más. Un informe útil tiene cuatro cosas: una persona que lo lee, una fecha fija, pocas cifras y una acción detrás.
Los cinco informes que más sirven
| Informe | Qué enseña | Decisión que cambia | Cada cuánto |
|---|---|---|---|
| Ventas por canal y tienda | Tienda física, web y marketplaces, frente a la semana anterior | Dónde poner stock y esfuerzo | Diario o semanal |
| Referencias que se agotan | Lo que se acaba antes de la próxima reposición | Qué pedir hoy | Diario |
| Stock parado | Productos que llevan semanas sin moverse | Qué rebajar o devolver | Semanal |
| Devoluciones por motivo | Tallas, defectos, fotos que engañan | Qué ficha o proveedor corregir | Semanal |
| Carritos recuperados | Cuántos carritos abandonados acaban en compra | Si el aviso funciona o se cambia | Mensual |
De dónde salen los datos
Salen de lo que ya tienes: el TPV, la tienda online y los marketplaces. El sistema los lee, los une y envía el resumen. No hace falta un programa nuevo. El punto delicado es que cada fuente llama a las cosas de una manera:
- La misma referencia. Si el SKU no coincide entre TPV y web, las ventas no se suman. Este es el trabajo real de la primera semana.
- Las devoluciones. Cada canal las cuenta en un momento distinto, así que hay que decidir cómo restarlas.
- El IVA. Hay que comparar siempre con o sin IVA, nunca mezclados.
- El stock. Si no cuadra entre canales, el informe tampoco. Primero conviene sincronizar el stock.
Excel, un panel o un aviso
Hay tres formas de recibir lo mismo, y el orden suele ser este:
- Un aviso por WhatsApp o correo. Tres líneas con lo que importa hoy. Es lo que de verdad se lee.
- Una hoja de cálculo que se rellena sola. Para quien quiere tocar los números.
- Un panel. Útil con varias tiendas o varias personas mirando, pero solo se abre si alguien tiene la costumbre de abrirlo.
Lo que un informe automático no hace
- No te dice por qué han bajado las ventas: enseña el dato, y la explicación sigue siendo tuya.
- No arregla datos mal metidos: si el TPV tiene productos genéricos, el informe saldrá igual de genérico.
- No decide por ti: propone, registra y avisa.
Por dónde empezar
Empieza por uno solo: el de referencias que se agotan, porque cada error ahí es una venta perdida. Comprueba durante dos semanas que cuadra con el TPV y luego añade el siguiente. El resto de lo que se automatiza en una tienda está en automatización para retail.
Preguntas frecuentes
Necesito comprar un programa de informes?
Normalmente no. Los datos del TPV, la tienda online y los marketplaces se pueden unir y enviar sin licencias nuevas, siempre que esas herramientas permitan sacarlos.
Qué pasa si mi TPV no tiene API?
Se busca otra vía, como una exportación diaria del fichero de ventas. Si no hay ninguna forma de sacar los datos, se dice antes de cobrar.
Cada cuánto debe llegar un informe de ventas?
Depende de la decisión que cambie. Lo que se agota, cada día. Ventas y stock parado, cada semana. Carritos recuperados, cada mes.
Puede llegar por WhatsApp?
Sí. Lo habitual es un resumen corto por WhatsApp o correo, con el detalle en una hoja de cálculo para quien quiera mirarlo.
Sirve si solo tengo una tienda?
Sí. Con una sola tienda y web, el de referencias que se agotan y el de stock parado ya ahorran tiempo. El informe por tienda solo aporta si hay varias.
También te puede interesar